VvE enquete met
minimale gegevens …
Het betreft hier een VvE met 60 bewoners. Het bestuur hield een enquete onder de bewoners om te peilen of er interesse is om eventueel gezamelijk activiteiten te ondernemen.
Denk daarbij aan bijv. museumbezoek, gezamelijk wijn inkopen, wandelen etc.
Het begin …
Start Connecting Met De Bewoners!
Middels een Word-document ontvingen de bewoners een schrijven met een korte uitleg en indien men interesse had een keuze lijst van 50 activiteiten.
En toen ontstond het probleem! Hoe breng je de bewoners met elkaar in contact? De makkelijkste manier was om één document te maken met alle activiteiten en per activiteit de bewoners te vermelden die ook voor die activiteit interesse hadden. Maar …
Ivm de ‘privacy‘ regels was dat geen optie!
Dus uiteindelijk is gekozen om per bewoner één document te maken met alleen de activiteiten waarvoor de bewoner gekozen had en per activiteit alleen de andere bewoner(s) te vermelden die ook voor die ene activiteit geintereseerd waren. Maar dat is een klus!!
Er waren in totaal 40 van de 60 bewoners die interesse getoond hebben en dat die gemiddeld 5 à 7 activiteiten hebben aangevinkt. Maar laten we voor het gemak even uitgaan van 4 bewoners: A, B, C en D.
– Bewoner A gaat voor activiteit 1, 3, 7 en 20
– Bewoner B voor 3, 8, 12, 20 en 38
– Bewoner C voor 1, 7 en 20 en
– Bewoner D voor 3, 15, 20 en 38
Dus bewoner A ontvangt één document met zijn activiteiten en bij activiteit 1 staat ook bewoner C. Bij 3 staan ook bewoners B en D. Bij 7 staat ook bewoner C en bij 20 staan B, C en D.
Maar bewoner A moet ook in de documenten voorkomen van bewoners B, C en D.
Probeer dat maar eens in Word of Excel voor elkaar te krijgen! En dan met 40 bewoners met een keuze uit 50 activiteiten. En natuurlijk is dat te doen. 40 tabbladen maken ofzo en knippen plakken. Als je je maar niet laat afleiden.
Met Access was het zo voor elkaar. Eén tabel met bewoners, één tabel met activiteiten en een hulptabel en die tabellen met elkaar ‘linken’. In Access noemen ze dat een ‘JOIN’ en ik heb hieronder een schema geplaatst. Daarna was een kwestie van een druk op de knop en spuugde de printer er 95 pagina’s uit.
De structuur die hier gekozen is noemt men een ‘Many to Many’ relationship. En ja dat gaat wel even wat dieper dus moet je maar snel vergeten. Maar waar het om gaat is dat Access in dit geval met maar 40 bewoners een uitstekende keuze was.
Heb jij een idee hoe je dit probleem zou oplossen? Laat je het me dan weten? Ben benieuwd