Access vs Excel
Ik zal proberen tot een eerlijk vergelijk te komen tussen Access en Excel maar eerlijk gezegd gaat mijn voorkeur uit naar Access.
Maar waar het voornamelijk om gaat is dat je gewoon beide moet gaan gebruiken. Het één vult de ander aan.
En als je iets wil weten wat hier niet tussen staat of wat nog vraagtekens bij je oproept … feel free to ask.
Leercurve
Excel is makkelijker. Er zijn meer boeken over geschreven en op YouTube kan je oneindig veel video’s raadplegen.
Wat Access betreft is dat allemaal wat minder. Maar als je de juiste kanalen weet en logisch nadenkt dan kom je een heel eind.
DATA / Gegevens
Ik heb dit onderwerp ook elders op de site al aangekaart maar Access gaat beter met data om dan Excel. Geen twijfel mogelijk.
Access is voor het managen van je data en Excel is voor het analyseren en visualiseren van je data.
Beveiliging
Je kan in Excel je werkbladen beveiligen, verbergen. Dat is best lastig en zeker voor iemand die niet veel verstand van Excel heeft.
Access kan zo ingesteld worden dat men eerst moet inloggen en adhv de username bepaald word wat diegene wel en niet mag doen/zien. Alleen een orderinvoer scherm maar niet de cijfers van afgelopen jaar bijvoorbeeld.
Dit is voor 99% qua beveiliging afgedekt maar een echte ‘computer nerd’ kan het omzeilen. Wil je die laatste 1% ook nog afdekken dan zijn er andere oplossingen maar daar hangt een kosten plaatje aan.
Macro’s & Visual Basic
Zowel Access en Excel ondersteunen macro’s en VBA waardoor beide programma’s nog krachtiger en veelzijdiger worden.
Rapportages
Access heeft een ingebouwde rapportage mogelijkheid. Hierdoor kunnen professionele rapportages snel in elkaar worden gezet voor print of als PDF.
Gebruikers vriendelijk
Voor gebruikers die ‘niet zo computers zijn‘ kan je in Access de structuur veel beter vastleggen.
Hier kan alleen een datum ingevoerd worden. Of alleen een Ja/Nee. Veel gestructeerder. En dus minder fout gevoelig.
Maar daarentegen kost het ook meer tijd om het programma te ontwikkelen.
In Excel klikt je ergens in je werkblad en hup je begint te typen, uitprinten en je factuur is klaar. Reuze makkelijk. Maar op de lange termijn …
Relaties tussen gegevens
Je legt in Access makkelijk verbanden – relaties – tussen je gegevens.
Stel je hebt een klantentabel. Daaraan koppel je een ordertabel en die koppel je weer aan je orderregels en die weer aan een productentabel die je verkoopt. En die producten zijn weer gekoppeld aan een leveranciertabel. En ga zo maar door.
Voorbeeld:
Stel dat je de omzet gegevens wil van klanten die producten van leverancier ABC hebben aangeschaft over het 3e kwartaal van vorig jaar, verkocht in Noord Holland en door accountmanager XYZ verkocht zijn. En natuurlijk is dat te doen in Excel maar er komt wel heel wat bij kijken.
LOG info
In Access is het makkelijk om een log-info bij te houden.
Wat wil je bijhouden? Wanneer iemand het programma opgestart en weer afgesloten heeft? Kan …
Wil je weten wie een bepaalde dag een klant heeft aangemaakt? Of wie de credit-limiet van een bepaalde klant heeft aangepast?
Zo’n log-bestand groeit hard als je alles wil registreren. Dus wil je het alleen van de afgelopen week nog kunnen inzien of van afgelopen maand en het overige deleten?
Externe gegevens importeren
Stuurt je leverancier elk kwartaal een bestand met een product update?
Dan wil je graag eerst zien of producten zijn toegevoegd of vervallen? Van welke producten de inkoopprijs is aangepast? Etc, etc.
Laat dat maar aan Access over!
Al met al … Excel in makkelijker op te zetten maar een goed opgezette Access dbase zal je op de lange termijn tijd en geld besparen.
Controle houden over grote, complexe spreadsheets is moeizaam. Zeker als je onderlinge relaties wil leggen tussen je gegevens.
Maar zoals ik al eerder aangaf: maak gebruik van beide!